Assistant·e administratif·ve au sein d’Apis Bruoc Sella

APIS BRUOC SELLA – LA NATURE AU CŒUR DE LA VILLE

Active à Bruxelles depuis plus de 15 ans, Apis Bruoc Sella favorise le redéploiement de la nature en ville pour renforcer les services qu’elle rend à ses habitants, dans les quartiers, les parcs et jardins, aux abords du bâti,... Et ce afin de garantir une ville saine et conviviale pour tous, qui utilise sobrement et durablement les ressources.

Pour cela, l’association mobilise les citoyens, les professionnels, les institutions publiques, les élus politiques, les prescripteurs d’opinion (presse,…), le monde de la recherche et les accompagne dans des initiatives innovantes dans les domaines de la végétalisation et de l’accueil de la biodiversité urbaines.

Concrètement, l’association agit sur :

• Le développement de la connaissances sur le terrains, en en favorisant le dialogue, les collaborations et les dynamiques transversales entre les différents acteurs
• La Sensibilisation et le développement des connaissances par des outils d’information, des campagnes, des formations, des ateliers, des conférences, des séminaires.
• L’accompagnement d’initiatives locales
• Le soutien au développement de projets exemplaires/innovants répondant aux enjeux actuels et à venir de la nature en ville et aux réalités des acteurs.
• Le conseils des acteurs politiques/publics pour contribuer à des politiques systémiques et ambitieuses en matière de nature en ville.

PRÉSENTATION DES PROJETS

Depuis plusieurs années, l’association soutient les professionnels bruxellois dans leurs actions de gestion écologique et leurs obligations de réduction des pesticides sur les espaces publics : Ce travail s’effectue principalement dans le cadre de la Cellule d’appui « Gestion écologique » (subvention de Bruxelles Environnement) et de la « Nature Academy » (marché public pour le compte de Bruxelles Environnement). Ce sont chaque année plus de 60 formations ou colloques qui sont organisés par l’ASBL.

Le poste d’assistant·e administratif·ve occupe une place centrale au sein ces deux projets-là et de la structure elle-même.

MISSIONS :

Dans le cadre de la Nature Academy : gestion du secrétariat

• Suivi des inscriptions et des activités des inscrits via la plateforme Moodle
• Suivi quotidien des emails et des appels téléphoniques des participants aux formations et séminaires
• Préparation des documents utiles au suivi des formations et des parcours
• Adaptation du contenu de présentation des différentes formations sur bases des informations fournies par les formateurs
• Création de publication de présentation du programme de formation via Canva ou inDesign

Gestion administrative à la vie de l’ASBL

• 1^e ligne des appels téléphoniques et de la boite emails générale
• Gestion du matériel de bureau (inventaire, commande, …)
• Courses ponctuelles (colis, catering, …) et commande de prestations (catering,…)
• Constitution et gestion des listings de contacts de l’ASBL dans le respect du RGPD
• Mise en forme de document : listing de participants, farde de documentation,…
• Rédaction de PV de réunions
• Gestion du centre documentaire : encodage, classements, suivi, …

Soutien administratif

• Suivi des pièces comptables
• Soutien au reporting financier et d’activités
• Photocopies et encodage ponctuel

Réseaux sociaux et média

• Mise en forme de mailing (mailchimp)
• Chargé de la rédaction, planification et suivi des publications sur Facebook et Linkedin en accord avec les gestionnaires de l’ASBL
• Création de visuel sur Canva et inDesign
• Suivi des réactions et des messages sur les réseaux sociaux

Soutien aux collaborateurs de l’équipe

• Soutien aux projets de l’équipe (production de dossiers)
• Soutien occasionnel aux actions d’éducation à l’environnement
• Soutien aux événements (accueil, suivi du catering,…)

PROFILS

Formations & expériences

• Diplôme : CESS + expérience pertinente ou baccalauréat en secrétariat
• 2 ans d’expérience dans une fonction similaire
• Permis B

Savoir-faire

• Une bonne connaissance de la plateforme Moodle est un atout, ou intérêt pour se former à ces outils
• Bonne orthographe et syntaxe
• Capacité à dialoguer en néerlandais
• Très bonne connaissance des outils Word, Outook et Excel
• Bonne connaissance de Adobe inDesign ou de Canva ou intérêt pour se former à ces outils
• Connaissances d’outils de publication web (Wordpress, MailChimp, …) ou intérêt pour se former à ces outils
• Connaissance du RGPD

Savoir-être

• Rigoureux·se
• Capacité à suivre le bon déroulé des procédures
• Proactivité / capacité d’adaptation et de trouver des solutions
• Contact facile / aisance relationnelle / sens du service
• Polyvalent et capacité à faire face à des charges de travail variables
• Sensibilité aux valeurs et thématiques de l’association
• Disponible dès que possible

NOUS OFFRONS :

• CDI  4/5 ou 1 ETP 
• Selon les salaires de la CP 329.02 barème 4.1.
• Ordinateur et GSM de fonction
• 1 jour de télétravail/semaine
• Dans une équipe dynamique de 6 personnes et au sein d’une structure porteuse de sens en plein développement
• Cadre de travail agréable – Bureau au sein de Transforma (Avenue Jules Bordet, 13 à 1140 Bruxelles)
• Prestations ponctuelles à horaires décalés (soirées et week-ends)

INTÉRESSÉ·E ? :

• Envoyez-nous votre CV ainsi que votre lettre de motivation en format pdf [NOM_CV_Assist_admin.pdf] et [NOM_Lettre_ Assist_admin.pdf] à rh@apisbruocsella.be pour le vendredi 03/03/2023 au plus tard

• Les entretiens d’embauche se dérouleront lors de la semaine du 06/03/2023. En cas d’impossibilité de se rendre sur place, des entretiens en visio seront possibles.