Apis werft een administratief & boekhoudkundig assistent(e)

Administratief & boekhoudkundig assistent(e) bij Apis Bruoc Sella

Verantwoordelijk voor het administratieve en boekhoudkundige beheer van de activiteiten van de vzw

APIS BRUOC SELLA – NATUUR IN DE STAD

Apis Bruoc Sella werkt in Brussel al meer dan 15 jaar aan meer natuur in de stad voor een sterkere dienstverlening aan de inwoners, in de wijken, parken en tuinen, in de omgeving van gebouwen, enz. En dit om iedereen een gezonde, gezellige stad te bieden die spaarzaam en duurzaam met de beschikbare middelen omgaat.

Om dit te bereiken, richt de vereniging zich tot burgers, vakmensen, openbare instanties, politici, opiniemakers (media, ...) en de onderzoekswereld om hen te begeleiden bij vernieuwende initiatieven op het gebied van vergroening en biodiversiteit in de stad.

Concreet werkt de vereniging op meerdere niveaus:

Uitbouwen van kennis op het terrein door te streven naar meer dialoog, samenwerking en transversale dynamiek tussen de verschillende betrokken partijen.
Bewustmaken en uitbouwen van kennis via informatiemateriaal, campagnes, opleidingen, workshops, lezingen en studiedagen.
Begeleiden van lokale initiatieven.
Ondersteuning bieden bij de uitwerking van voorbeeld-/innovatieve projecten die inspelen op de huidige en toekomstige uitdagingen van natuur in de stad en op de situatie van de betrokken partijen.
Adviseren van politici/openbare instanties om mee te werken aan systematisch en ambitieus beleid rond natuur in de stad.

VOORSTELLING VAN DE PROJECTEN

Al jaren ondersteunt de vereniging de Brusselse vakmensen bij hun initiatieven rond ecologisch beheer en hun verplichtingen om pesticiden in openbare ruimtes te beperken. Dit alles gebeurt hoofdzakelijk in het kader van de Ondersteunende cel ‘Ecologisch beheer’ (subsidie van Leefmilieu Brussel) en van de ‘Nature Academy’ (overheidsopdracht voor Leefmilieu Brussel). Elk jaar organiseert de vzw meer dan 60 opleidingen en lezingen.

De functie van administratief en boekhoudkundig assistent(e) staat centraal binnen deze twee projecten en binnen de organisatie zelf.

OPDRACHTEN

In het kader van de Nature Academy: beheer van secretariaat en communicatie

In samenwerking met de opleidingsverantwoordelijken en de projectverantwoordelijke:

Inschrijvingen en activiteiten van deelnemers via Moodle-platform opvolgen
Inhoud van Moodle-platform beheren en bijwerken: pagina's aanmaken en bijwerken, exports aanmaken, ...
E-mails en telefoonoproepen van deelnemers aan opleidingen en studiedagen dagelijks opvolgen
Planning van opleidingen en reserveringen van zalen organiseren
Documenten voor opvolging van opleidingen en bijbehorende trajecten voorbereiden
Publicaties met voorstelling van opleidingsprogramma’s aanmaken via Canva of inDesign
Informatiecampagne uitvoeren naar verschillende doelgroepen

Dagelijks administratief beheer van de vzw

Telefoonoproepen in 1^ste lijn beheren
Kantoormateriaal beheren (inventaris, bestellingen, ...)
Bij gelegenheid boodschappen doen (pakjes, catering, ...) en diensten bestellen (catering, ...)
Lijsten met contactpersonen van vzw opstellen en beheren met naleving van GDPR
Documenten opmaken: deelnemerslijsten, documentatiemappen, activiteitenverslagen, ...
Verslagen van vergaderingen opstellen
Documentatiecentrum beheren: gegevensinvoer, archivering, opvolging, ...

Administratieve ondersteuning

Boekhoudkundige stukken opvolgen
Ondersteuning bieden bij financiële en activiteitsgebonden rapportering
Bij gelegenheid fotokopies nemen en gegevens invoeren

(Sociale) media

Mailings opmaken (mailchimp)
Verantwoordelijk voor publicaties en opvolging op Facebook, Instagram en Linkedin in overleg met beheerders van vzw
Visuals aanmaken op Canva en inDesign
Reacties en berichten op sociale media opvolgen

Ondersteuning aan de medewerkers van het team

Inschrijvingen voor acties op het vlak van milieu-educatie administratief opvolgen
Ondersteuning bieden bij projecten van team (opmaak van dossiers, administratieve ondersteuning)
Ondersteuning bieden bij evenementen (onthaal, opvolging van catering, ...)
Bij gelegenheid deelnemen aan publieke sensibiliseringsacties van vzw (stands, workshops, ...)

PROFIELEN

Opleiding & ervaring

Diploma: hoger middelbaar onderwijs + relevante ervaring of bachelor secretariaat of boekhouding
2 jaar ervaring in vergelijkbare functie
Rijbewijs B

Kennis

Goede kennis van beheer via Moodle-platform is een pluspunt of interesse om opleiding rond deze programma’s te volgen
Goede spelling en zinsbouw
In staat om in een franstalig team te werken
In staat om een gesprek in het Nederlands te voeren
Zeer goede kennis van Word, Outlook en Excel
Goede kennis van Adobe inDesign of Canva of interesse om opleiding rond deze programma’s te volgen
Kennis van programma’s voor webpublicaties (Wordpress, MailChimp, ...) of interesse om opleiding rond deze programma’s te volgen
Goede kennis van sociale media en manier van communiceren op deze platformen
Kennis van GDPR

Eigenschappen

Nauwgezet
In staat om goed verloop van procedures te volgen
Proactief / aanpassingsvermogen / oplossingsgericht
Gemakkelijk in omgang / goede relationele vaardigheden / zin voor dienstverlening
Veelzijdig en in staat om wisselende werkdruk aan te kunnen
Affiniteit met waarden en thema's van de vereniging
Zo snel mogelijk beschikbaar

WIJ BIEDEN:

Contract van onbepaalde duur 4/5 of 1 VTE
Volgens lonen van pc 329.02 barema 4.2.
Bedrijfscomputer en -gsm
1 dag telewerk/week
In dynamisch team van 6 mensen en binnen zinvolle organisatie in volle ontwikkeling
Aangename werkomgeving - Kantoor binnen Transforma (Jules Bordetlaan 13, 1140 Brussel)
Bij gelegenheid werken met verschoven uurroosters (avonden en weekends)

INTERESSE?

Stuur je cv en motivatiebrief in pdf-formaat [NAAM_CV_Admin_assist.pdf] en [NAAM_Brief_Admin_assist.pdf] naar rh@apisbruocsella.be tegen uiterlijk vrijdag 20/05/2024.